Friday, 14 September 2012

Искусство создания эффективных процессов. На примере выполненного проекта создания процессов управления изменениями и релизами..

Искусство создания 
эффективных процессов.
На примере выполненного проекта создания процессов управления изменениями и релизами..
А.Муравлев, Спортмастер.

План презентации

О терминах и не только...
  •    Простые вопросы, «библиотека» и т.п.
  •    И все-таки это искусство…О чем, собственно, речь…
Коротко о главном
  •    Создание процесса как проект
  •    (Цели процесса + «хотелки»+возможности = Параметры проекта)
Реальный пример (ни один айтишник не пострадал!)
План презентации
  •     Параметры проекта
  •     Проектирования процессов

Схема созданного процесса, примеры отчетов (показатели, метрики)

  •    Вместо заключения
  •    Вопросы и ответы
Про термины и определения.
Эффективный процесс – какой он?
  1. Работающий (т.е. исполняющийся – это необходимое условие) =>метрики процесса.
  2. Приводящий к нужным результатам => показатели процесса(метрики результативности), в зависимости от значений показателей можно судить об эффективности
Простые вопросы:
Как можно определить, получен ли нужный результат?
Это можно измерить количественно?
Кто и как будет давать качественную оценку?
Как мы получим именно то, что нам нужно?

Про термины и определения.
ITIL: процессы, метрики, «бэст практис» и т.д. Пример схемы процесса.

Запрос на изменение (ЗНИ),
Request For Change (RFC) - Документ, экранная форма для регистрации деталей запроса на внесение изменений в любые конфигурационные единицы инфраструктуры или внесение
изменений в процедуры, ассоциированные с инфраструктурой.
или
Зарегистрированное формальное предложение на изменение. 
Изменение - добавление, модификация или удаление оборудования, программного обеспечения, документации.
Релиз (версия) - совокупность аппаратного обеспечения, программного
обеспечения, документации, или других компонент, которые необходимы для
внедрения одного или нескольких согласованных Изменений в ИТ-услугах.

ITIL: еще пример из v3.

Change Advisory Board (CAB),
Комитет по изменениям - Коллегиальный орган, осуществляющий оценку и
утверждение запросов на изменения. Состав САВ зависит от контекста утверждаемого изменения, информационных систем и услуг, которые затрагивает изменение.
Безотлагательное изменение, 

Emergency Change,
Изменение, которое внедряется для разрешения аварийных ситуаций (инцидентов) или предотвращения их появления, проведения восстановительных работ и имеет сжатые срокиреализации. Предполагает ускоренное прохождение процедур процесса и отложенное оформление.

И все-таки это искусство…

Таким образом, позволю себе заявить, что создание эффективного процесса – это искусство, требующее специальных знаний и опыта.

Искусство - высокая степень умения, мастерства в любой сфере деятельности.
Большой Энциклопедический словарь
Искусство - одна из форм общественного сознания, составная часть духовной культуры
человечества, специфический род практически-духовного освоения мира. В более широком
значении слово Искусство относят к любой форме практической деятельности,
когда она совершается умело, мастерски, искусно не только в технологическом,
но и в эстетическом смысле.

Коротко о главном.

Итак, задачи.
Создать процесс (потенциально эффективный в заданных условиях).
- Спроектировать модель процесса.
- Подготовить инструмент, автоматизирующий процесс.
- Подготовить документацию, обучить сотрудников
Исполнять процесс.
Коротко о главном.
- Обеспечить исполнение (работу) процесса.
- Обеспечить результативное исполнение процесса.

Не торопитесь что-то внедрить «согласно лучшим практикам», задайте себе (и ответственной группе товарищей) вопросы «что нам действительно нужно?», «как мы можем получить нужный результат в условиях нашей организации?».   
При проектировании процесса основным правилом оценки необходимости каких-либо действий, статусов и т.п. должно быть «это ведет к достижению цели?», если нет, не усложняйте процесс.  Инструмент автоматизации должен быть удобным в использовании –
Коротко о главном. должен быть частью процесса, помогать сотруднику в исполнении
процесса, а не быть формальной обузой по дополнительной регистрации своих действий.

ВНЕДРИТЬ. Ввести, укрепить в чём н. В. в производство прогрессивные методы труда.
(Толковый словарь Ожегова)
ВНЕДРИ́ТЬ. Вкоренить, заставить укрепиться в чем-нибудь, прочно войти куда-нибудь.
(Толковый словарь Ушакова)
ОБУ́ЗА - Неприятная, обременительная обязанность (Толковый словарь Ушакова)
ОБУЗА ж. тягость, тягота, бремя, гнет, тяжкие обязанности (Толковый словарь Даля)

Цель проекта - обеспечить Компанию технологией, которая позволяет:
  • организовать эффективное, своевременное внесение обоснованных изменений в промышленную инфраструктуру ИТ,    вести учет и анализ заявок на изменения и соответствующих изменений промышленной инфраструктуры ИТ.
Реальный пример…
Из описания проекта…
Для достижения цели идентифицированы следующие задачи:
  •    Формализовать процессы приема, согласования заявок на изменения,планирования работ по принятым заявкам, согласования внесения изменений в промышленную инфраструктуру ИТ. Разработать в системе OmniTracker модули, автоматизирующие созданные процессы.
  •   Провести опытно-промышленную эксплуатацию созданных процессов и модулей автоматизации, организовав обработку заявок на изменения в соответствии с разработанными процессами (для
Семинары проектирования (для проектной группы от 5 человек).
- Письменно и детально сформулировать ответы на «простые вопросы».
- Подготовить план проведения ближайшего семинара, составить график
семинаров на Х дней (зависит от обычаев делового оборота ☺ Компании).
- Обязательно в ходе семинара вести запись обсуждения, предложений,
решений. В конце семинара озвучить принятые решения, открытые вопросы,
поручения.

Рекомендация: семинар на 3 ч с перерывом 10 минут или 2*2 ч с перерывом на обед;
не больше 2 дней подряд.
Провести несколько семинаров с расширенным числом участников (вся
Тактика проектирования процессов - проектная группа). Рассказать основную идею, организовать обсуждение «как сейчас» у каждой «группы товарищей».
- Нужно проговаривать каждый шаг процесса, что, для чего, по какой причине
делаем. Необходимо, чтобы участники «примеряли» на себя то, что придумывается (представили исполнение в существующих условиях проектируемых действий).
Рекомендация: не обсуждать «как будем автоматизировать», стимулировать
обсуждение «что сейчас не так», «что надо сделать лучше», «как будет удобно».

Тактика проектирования процессов (продолжение)
  • По итогам первой итерации семинаров берем тайм-аут, инициативная группа готовит проектные решения, описание процесса + обязательно актуальную схему процесса, ведет реестр открытых вопросов, проводит точечные консультации.
  • На второй итерации семинаров идем по схеме процесса, проговаривая зафиксированные решения. Фиксируем все замечания, предложения. Либо принимаем, либо отклоняем, либо переносим в открытые вопросы с указанием ответственного и срока решения.
  • Тактика проектирования процессов (продолжение) представителей бизнеса, рассказать, какие выгоды они получат, какие изменения их ожидают. По итогам возможны дополнения, достаточно инициативной группы для подготовки решений.
  • На завершающий семинар нужно пригласить Заказчика, сделать обзор процесса, озвучить основные решения.

Вывод.

Не торопитесь что-то внедрить «согласно лучшим практикам»,
сформулируйте детальные ответы на вопросы:
- что нам действительно нужно?
- как мы можем получить нужный результат в условиях нашей
организации?
Делайте только то, что ведет к достижению целей.
Постарайтесь сделать программное обеспечение,
поддерживающее процесс, удобным в использовании – действия в программе должны быть частью процесса, помогать сотруднику в исполнении процесса, а не быть формальной
обузой по дополнительной регистрации своих действий.

       Понятный                                   Исполнимый                                 Полезный
Доступный пониманию        Возможный для исполнения      Способный приносить пользу












No comments:

Post a Comment